Con el brote de Covid-19, muchos eventos presenciales han sido cancelados. Sin embargo, un evento híbrido es un evento que combina el evento en vivo analógico y multisensorial con el alto potencial del alcance de la comunicación y el contenido virtual.
Los eventos híbridos tienen muchos beneficios, entre ellos, ser más fáciles de participar y menos costosos. También son más respetuosos con el medio ambiente y pueden atraer incluso a más participantes que los eventos presenciales. La importancia del contenido, y cómo involucrar a los participantes, en los eventos híbridos está aumentando considerablemente en comparación con los eventos presenciales.
En esta publicación de blog, describiremos las razones para organizar un evento híbrido y discutiremos cómo hacer que su contenido sea más atractivo para los participantes.
Cuatro razones para organizar un evento híbrido
Hay muchos beneficios de los eventos híbridos que los hacen atractivos tanto para los organizadores como para los asistentes.
Proporcione una mayor flexibilidad para los asistentes
Un evento híbrido combina elementos presenciales y en línea, lo que permite a los asistentes participar de la forma que mejor se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, una conferencia híbrida podría permitir a los asistentes ver sesiones en línea y al mismo tiempo brindar la oportunidad de establecer contactos con otros asistentes en persona.
Este tipo de evento puede ser particularmente beneficioso para los profesionales ocupados que pueden necesitar más tiempo para viajar a un evento pero que aún desean participar en la discusión.
Además, los eventos híbridos también permiten a los organizadores llegar a un público más amplio mediante la transmisión de sesiones en línea. Como resultado, los eventos híbridos ofrecen varias ventajas tanto para los asistentes como para los organizadores.
Menos costoso que los eventos presenciales tradicionales
Mientras que un evento tradicional requeriría el alquiler del lugar, el catering, el equipo audiovisual y otros materiales físicos, un evento híbrido requiere solo una fracción de esos costos. Además, los eventos híbridos tienden a ser más convenientes para los asistentes, ya que pueden participar desde la comodidad de sus hogares u oficinas.
Y debido a que los eventos híbridos son menos costosos de producir, a menudo permiten una audiencia más grande que los eventos tradicionales. Como resultado, los eventos híbridos se han convertido en una opción cada vez más popular para las empresas y organizaciones que buscan llegar a un público más amplio sin salirse del presupuesto.
Más respetuoso con el medio ambiente
Las organizaciones están comenzando a explorar nuevos modelos de eventos híbridos que combinan componentes presenciales y virtuales a medida que el mundo se digitaliza cada vez más. Si bien este enfoque ofrece varias ventajas, una de las más convincentes es que puede ayudar a reducir el impacto ambiental de los eventos.
Al transmitir charlas y talleres en línea, los eventos híbridos pueden reducir drásticamente la necesidad de viajar, que a menudo es una fuente importante de emisiones de gases de efecto invernadero.
Además, mediante el uso de plataformas de eventos híbridos digitales para el registro y la emisión de boletos, los eventos híbridos pueden eliminar la necesidad de materiales en papel. Como resultado, los eventos híbridos tienen el potencial de ser mucho más amigables con el medio ambiente que los eventos presenciales tradicionales.
A medida que crece la conciencia sobre la crisis climática, esperamos ver que cada vez más organizaciones adopten este enfoque sostenible para la planificación de eventos.
Tienen el potencial de llegar a una audiencia más grande que los eventos presenciales
Si bien los eventos presenciales ofrecen los beneficios de la interacción personal y las oportunidades de establecer contactos, pueden estar limitados por el número de asistentes. Por otro lado, los eventos híbridos, que combinan elementos en persona y en línea, tienen el potencial de llegar a una audiencia mucho mayor.
Al transmitir discursos y presentaciones clave en línea, los eventos híbridos pueden involucrar a personas que de otro modo no podrían asistir en persona.
Además, los eventos híbridos ofrecen lo mejor de ambos mundos al brindar una oportunidad para que los asistentes tanto presenciales como digitales interactúen entre sí. A medida que el mundo esté cada vez más conectado, es probable que los eventos híbridos se conviertan en la norma y lleguen a una audiencia más grande que nunca.
Hacer que su contenido sea atractivo
Con el auge de los eventos híbridos, asegurarse de que su contenido sea atractivo para los participantes es más importante que nunca. Aquí hay cuatro consejos para ayudarlo a asegurarse de que su contenido sea atractivo para todos:
Hacer uso de la tecnología: utilice videoconferencias y seminarios web para interactuar con los participantes en tiempo real. Esto le permitirá responder cualquier pregunta que puedan tener y ayudarlos a sentirse más comprometidos con el evento.
Use plataformas de redes sociales: use Twitter y Facebook para promocionar su evento e interactuar con los asistentes potenciales. Esto ayudará a generar entusiasmo por el evento y atraer a más personas.
Mantenga su sitio web actualizado: asegúrese de que su sitio web sea fácil de navegar para que los asistentes potenciales puedan encontrar fácilmente información sobre su evento. Esto ayudará a garantizar que las personas puedan inscribirse fácilmente en el evento y no frustrarse al intentar encontrar información.
Seguimiento después del evento: envíe encuestas después del evento para obtener comentarios de los asistentes. Esto le ayudará a determinar qué funcionó bien y qué se podría mejorar para eventos futuros.
Consejos adicionales para llevar a cabo un evento híbrido exitoso
Además de asegurarse de que su contenido sea atractivo para los participantes, existen algunas otras mejores prácticas que pueden ayudar a garantizar el éxito de su evento híbrido. Éstas incluyen:
Contratación de un planificador de eventos profesional: aunque puede tener mucha experiencia en la planificación de eventos en persona, planificar y organizar un evento híbrido puede ser un territorio completamente nuevo para usted. Para garantizar que su evento se desarrolle sin problemas, es esencial trabajar con un planificador de eventos profesional con experiencia en la planificación de eventos en línea.
Invertir en buena tecnología: para que su evento híbrido funcione sin problemas, es vital invertir en buena tecnología. Esto incluye no solo el software de transmisión utilizado durante el evento, sino también equipos de iluminación y sonido de calidad que se pueden usar durante las presentaciones en vivo.
Creación de una agenda atractiva: al organizar un evento híbrido, es fundamental crear una agenda que mantenga a los asistentes interesados durante todo el día. Intente incluir sesiones de trabajo, actividades prácticas, tiempo de preguntas y respuestas con oradores u otros elementos interactivos en su agenda, para que las personas se mantengan interesadas y enfocadas.
Promoción del evento: Para asegurar que su evento sea exitoso, es vital promocionarlo de varias maneras. Esto podría incluir el uso de plataformas de redes sociales, la publicación de volantes y el envío de correos electrónicos masivos o boletines informativos. ¡Cuantas más personas pueda interesar en asistir a su evento, mayores serán sus posibilidades de que sea un éxito!
Conclusión
Los eventos híbridos se están volviendo cada vez más populares debido a sus muchos beneficios, que incluyen ser más flexibles para los asistentes, menos costosos, más ecológicos y tener el potencial de llegar a una audiencia más amplia.
Con el auge de los eventos híbridos, es vital asegurarse de que su contenido sea atractivo para los participantes mediante el uso de tecnología como videoconferencias y seminarios web, promocionando su evento en las plataformas de redes sociales y asegurando que su sitio web sea fácil de navegar.
