Cómo crear un formulario PDF con ONLYOFFICE Docs

Aunque Adobe inventó PDF (Portable Document Format) hace muchos años, sigue siendo la extensión de archivo más popular para compartir información debido a su facilidad de uso, confiabilidad y compatibilidad con todos los dispositivos modernos que usamos a diario. Este formato asegura, sobre todo, que un archivo no altera en ningún caso su contenido original cuando lo abrimos en un ordenador, portátil, tablet o smartphone.

PDF ofrece muchas ventajas, y una de ellas es la capacidad de crear formularios rellenables. Estos son una parte importante de la vida laboral diaria, ya que se pueden utilizar para hacer una variedad de documentos, como listas, documentos de solicitud, formularios de registro o facturas complejas.

El uso de formularios PDF rellenables permite reducir significativamente el consumo de papel en las empresas, ya que estos archivos se pueden rellenar directamente en el ordenador. Además, son más fáciles de compartir con clientes o colegas.

Entonces, en base a las razones anteriores, le daremos algunos consejos sobre cómo crear formularios PDF rellenables con facilidad. Una de las mejores herramientas de software para este propósito es ONLYOFFICE Docs, un paquete de oficina colaborativo en línea.

¿Qué es ONLYOFFICE Docs?

Editores de ONLYOFFICE Docs (fuente de la imagen: www.onlyoffice.com)

A diferencia de las herramientas de edición de PDF tradicionales que generalmente se usan para crear formularios que se pueden completar, como Adobe Acrobat DC, ONLYOFFICE Docs es un paquete de oficina en línea que le permite editar y colaborar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios que se pueden completar a través de su navegador web. También puede ver y convertir archivos PDF y DjVu utilizando el lector integrado que viene con las herramientas de navegación más esenciales.

Una de las mayores ventajas de ONLYOFFICE Docs es que puede usarlo para abrir y editar archivos DOCX, XLSX y PPTX. Su máxima compatibilidad con los formatos de Microsoft Office te permite reemplazar la suite de Microsoft sin consecuencias negativas si así lo deseas.

La suite ONLYOFFICE es completamente de código abierto, por lo que su implementación local en combinación con algunas características de seguridad avanzadas (por ejemplo, protección JWT y encriptación y tránsito de datos) la convierte en una buena opción para quienes se preocupan por su privacidad en línea. También existe una versión basada en la nube que ofrece la misma funcionalidad pero te permite acceder a los editores sin tener que instalarlos en un servidor local.

Para la edición local, puede usar los clientes de escritorio de ONLYOFFICE para Windows, Linux y macOS. La versión de escritorio es casi idéntica a la versión en línea, por lo que puede cambiar fácilmente entre ellas y editar documentos de la misma manera. Más que eso, ONLYOFFICE proporciona editores web móviles para facilitar el trabajo en archivos de Word, Excel y PowerPoint si compra una licencia comercial. Si no está listo para gastar su dinero, las aplicaciones móviles gratuitas de ONLYOFFICE para Android e iOS están a su disposición.

ONLYOFFICE Docs viene con un conjunto completo de funciones para el trabajo colaborativo, como varios permisos para compartir, historial de versiones, modo de revisión, comentarios y comunicación en línea, y se integra fácilmente con las plataformas comerciales y soluciones para compartir archivos más populares:

  • siguientenube
  • ownCloud
  • Seafile
  • Al aire libre
  • Confluencia
  • jira
  • WordPress
  • Moodle
  • Redmin y más

Si ninguno de estos es lo que usa, siempre puede integrar los editores de ONLYOFFICE con su propia plataforma de colaboración y obtener un espacio de trabajo en línea seguro con funciones de calendario, gestión de documentos y proyectos, correo electrónico, CRM y comunicación.

Con ONLYOFFICE Docs, puede crear formularios PDF rellenables utilizando su procesador de documentos, por lo que todo el proceso de edición es bastante simple.

Cómo crear un formulario PDF

Como primer paso, debe crear una plantilla de formulario DOCXF. Este formato se basa en DOCX de Microsoft y ONLYOFFICE lo utiliza para crear plantillas.

Más tarde, podrá convertir su plantilla DOCXF en un archivo PDF rellenable. Con ONLYOFFICE Docs, puede crear una plantilla de formulario de dos maneras:

  • desde cero;
  • Usando un documento de Word ya existente (DOCX).

Después de crear la plantilla de formulario, tiene la libertad de realizar todas las ediciones necesarias en su documento. Puede ingresar y editar párrafos de texto, agregar tablas y objetos complejos (gráficos, formas, etc.), insertar imágenes e hipervínculos, agregar marcas de agua, etc.

Es importante destacar que ONLYOFFICE Docs le permite trabajar en colaboración en plantillas de formulario. Puede compartir un archivo con sus colegas o amigos y editarlo juntos en tiempo real. La coautoría permite crear plantillas de formulario listas para usar mucho más rápido.

Una vez que se hayan realizado todas las ediciones necesarias, puede agregar algunos campos rellenables donde otros usuarios podrán ingresar datos cuando trabajen con su formulario PDF. ONLYOFFICE Docs admite muchos tipos de campos para que pueda crear el diseño deseado:

  • Campos de texto para ingresar información de texto o números;
  • Botones de radio para crear una lista de varias opciones mutuamente excluyentes;
  • Casillas de verificación para crear selecciones múltiples;
  • Lista desplegable para seleccionar una opción de una lista;
  • Imágenes para agregar imágenes o fotos;
  • Cuadros combinados para elegir una opción de una lista o ingresar información de texto;
  • Dirección de correo electrónico para ingresar una designación para un buzón de correo electrónico;
  • Número de teléfono para ingresar un número utilizado para contactar a una persona o empresa en particular por teléfono;
  • Campo complejo para crear un campo único que puede contener información de texto y otro campo, como un cuadro de texto, una lista desplegable, una casilla de verificación o un botón de opción.

Puede agregar los campos obligatorios en la pestaña Formularios en la barra de herramientas superior que se ve así:

Cuando agrega un campo, verá sus propiedades en la barra lateral derecha. Dependiendo del tipo de campo, existen los siguientes parámetros:

  • Clave le permite agrupar varios campos para que puedan ser llenados simultáneamente;
  • El marcador de posición es la información de texto que se muestra en el campo;
  • Tag permite trabajar con campos en modo automático al mostrar cierta información de texto a otros coeditores;
  • Sugerencia es un mensaje de texto que se muestra cuando pasa el puntero del mouse sobre el campo.

Cuando se trata de campos de texto, también puede decidir qué símbolos usar y elegir uno de los siguientes formatos: Ninguno, Dígitos, Letras, Máscara arbitraria y Expresión regular.

Después de agregar todos los campos deseados y configurar sus propiedades, puede hacer clic en el botón Ver formulario en la pestaña Formularios para ver la versión final de su formulario.

Si no es necesario realizar modificaciones y todo está bien, finalmente puede convertir su formulario en un archivo PDF rellenable. Para hacerlo, haga clic en la pestaña Archivo y decida qué es mejor para usted. Puede descargar su formulario como archivo PDF o guardar su copia en este formato. eso. Ahora tiene un archivo PDF rellenable que puede compartir con otros.

Además, puede guardar su formulario DOCXF como OFORM. Este formato también lo utiliza ONLYOFFICE y está diseñado para formularios en línea listos para usar. Los editores de ONLYOFFICE abren archivos OFORM directamente en su navegador web. En este caso, su formulario se verá así:

La mayor ventaja de este formato es que no permite que otros usuarios modifiquen su contenido. Todo lo que pueden hacer es completar todos los campos obligatorios y guardar el archivo como documento PDF o DOCX.

Conclusión

ONLYOFFICE Docs es una buena opción si necesita crear formularios PDF rellenables y editar otros tipos de archivos de oficina, incluidos documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Además, ONLYOFFICE ofrece una biblioteca de plantillas de formulario listas para usar que están disponibles de forma gratuita. Eso significa que no tiene que crear plantillas de formulario manualmente porque siempre puede encontrar lo que necesita en la biblioteca de ONLYOFFICE y modificarlo según sus necesidades.

ONLYOFFICE Docs tiene una versión comercial y una edición comunitaria gratuita que ofrece una funcionalidad de edición completa, incluida la creación de formularios. Si le resulta difícil implementar la versión autohospedada de la suite, hay una aplicación de escritorio gratuita para macOS, Windows y Linux. Explore el sitio web oficial para obtener más información.